No izklājlapām un e-pasta uz rezervāciju sistēmu, ko var lietot visa komanda

Šis ir anonimizēts apraksts par kempinga operatoru, kurš pārgāja no manuālas rezervāciju pārvaldības uz Manage.Camp. Kempinga detaļas ir vispārinātas, bet darbplūsmas problēmas un rezultāti balstīti reālā ieviešanas pieredzē.

Operatora un kempinga detaļas ir anonimizētas. Rezultātu apraksti atspoguļo vispārējo modeli, kas novērots ieviešanas laikā, nevis konkrētu nosauktu atsauci.

Parunāsim

Kempings

Ģimenes pārvaldīts kempings Centrāleiropā. Aptuveni 45 jauktas vienības, tostarp laukumi, glamping podi un mobilās mājiņas. Divi pilnās sezonas darbinieki, viena recepcijas loma un īpašnieks, kurš starpsezonā lielāko daļu rezervāciju pārvaldīja pats. Kempings bija strādājis astoņus gadus, gandrīz pilnībā uz izklājlapām un e-pasta.

Pirms: kā sistēma izskatījās

Rezervāciju uzņemšana

Rezervācijas ienāca pa tālruni, e-pastu un rezervēšanas platformu. Katrs kanāls tika apstrādāts atsevišķi. Tālruņa rezervācijas tika pierakstītas uz papīra un tajā pašā dienā ievadītas koplietotā izklājlapā, ja vien īpašnieks nebija aizņemts; tad ievade notika nākamajā rītā.

Pieejamības uzskaite

Izklājlapa bija pieejamības patiesības avots. Recepcijas darbinieki to pārbaudīja katras maiņas sākumā. Fails nebija bloķēts, tāpēc vienlaicīgas izmaiņas dažkārt pārrakstīja ierakstus. 18 mēnešos pirms pārejas notika divas dubultrezervācijas.

Cenas

Sezonālās likmes bija atsevišķā cilnē. Piemaksas par papildu personām, tūrisma nodoklis un tīrīšanas maksas bija uzskaitītas atsauces dokumentā, ko personālam vajadzēja iemācīties no galvas. Nekonsekvence maksu piemērošanā viesu atsauksmēs parādījās apmēram reizi mēnesī.

Pārskati

Sezonas beigu pārskats bija manuāls vingrinājums, kas aizņēma divas līdz trīs dienas. Īpašnieks izvilka datus no rezervāciju izklājlapas un veidoja kopsavilkumu atsevišķā failā. Gadu salīdzinājums prasīja atrast un saskaņot divu gadu izklājlapas.

Kas izraisīja pāreju

Otrā sezonas dubultrezervācija bija pēdējais impulss - sešu cilvēku grupa ar apstiprinātu rezervāciju ieradās un atklāja, ka viņu vienība jau ir aizņemta. Situācijas risināšana kempingam izmaksāja bezmaksas nakti abām pusēm un ievērojamu goodwill zaudējumu. Pēc šī incidenta īpašnieks sāka izvērtēt specializētu programmatūru.

Ieviešana

Vienību imports

Vispirms tika sakārtots vienību saraksts - noņemti dublikāti, standartizēti nosaukumi un piešķirtas tipu kategorijas. Imports aizņēma vienu pēcpusdienu. Īpašnieks to raksturoja kā vērtīgāko darba daļu, jo tā piespieda pārskatīt vienību struktūru, kas nebija darīts gadiem.

Cenu noteikumi

Sezonālās likmes, minimālā uzturēšanās un papildu maksas Manage.Camp tika konfigurētas, izmantojot cenu noteikumu saskarni. Īpašnieks izmantoja CSV importu bāzes likmēm un sezonālās korekcijas ievadīja manuāli. Kopējais iestatīšanas laiks bija apmēram sešas stundas divu dienu laikā.

Atvērto rezervāciju migrācija

Tika migrētas tikai pašreizējās sezonas rezervācijas - apmēram 60 rezervācijas. Vēsturiskie dati palika vecajā izklājlapā kā arhīvs. Migrācija aizņēma pusi darba dienas.

Personāla nodošana

Recepcijas personālam 2 stundu apskatē tika parādīta rezervāciju laika skala un rezervēšanas plūsma. Viņiem tika lūgts izveidot piecas testa rezervācijas un divas atcelt pirms palaišanas datuma. Formāli mācību materiāli nebija vajadzīgi.

Pēc: kas mainījās

Pēc pārejas vairs netika ziņots par dubultrezervācijām

Konfliktu noteikšana rezervēšanas brīdī novērsa kļūdu kategoriju, kas bija izraisījusi iepriekšējos incidentus. Darbiniekiem vairs nevajadzēja salīdzināt izklājlapu pirms vienības apstiprināšanas.

Konsekventākas cenas

Ar maksām saistītas viesu sūdzības vairs nebija atkārtojošs jautājums. Darbiniekiem vairs nevajadzēja atcerēties maksu noteikumus - sistēma tos aprēķināja rezervēšanas brīdī.

Ātrāki sezonas beigu pārskati

Manuālais izklājlapu darbs, kas iepriekš aizņēma dienas, tika aizstāts ar iebūvētiem noslodzes un ieņēmumu pārskatiem. Operators to raksturoja kā vienu no tūlītējākajiem uzlabojumiem.

Mazāka īpašnieka iesaiste ikdienas rezervācijās

Personāls apstrādāja rezervācijas, atcelšanas un viesu izmaiņas ar mazāku vajadzību iesaistīt īpašnieku rutīnas jautājumos. Operators atzīmēja jūtamu ikdienas traucējumu samazināšanos pīķa sezonā.

Kas izrādījās grūtāk, nekā gaidīts

Vienību nosaukumu sakārtošana aizņēma vairāk laika, nekā tika gaidīts. Gadu gaitā uzkrātās neformālās nosaukumu paražas bija jāatrisina pirms importa. Tas bija vērtīgs darbs, bet ne vienas stundas uzdevums.
Vienam darbiniekam rezervāciju laika skala sākumā šķita neierasta salīdzinājumā ar izklājlapu skatu, pie kura viņš bija pieradis gadiem. Pēc divām ikdienas lietošanas nedēļām tas atrisinājās pats no sevis.
Vecā izklājlapa neformāli tika lietota vēl aptuveni divas nedēļas pēc palaišanas, pirms īpašnieks uzspieda tīru pāreju. Skaidrs lēmums pirmajā dienā, ka šis nu ir vienīgais patiesības avots, būtu bijis ātrāks.

Līdzīga situācija?

Ja šis stāsts atgādina jūsu pašreizējo uzstādījumu, īsa saruna par vienību skaitu, uzņemšanas kanāliem un sezonas struktūru ir ātrākais veids izvērtēt, vai pāreja jūsu kempingam ir loģiska.

Parunāsim Migrācijas ceļvedis

Saistītās lapas

Kempinga rezervēšanas sistēma Manage.Camp pret izklājlapām Migrācijas no izklājlapām ceļvedis