Од табели и е-пошта до систем за резервации што може да го користи целиот тим

Ова е анонимизирана приказна за оператор на камп што преминал од рачно управување со резервации кон Manage.Camp. Деталите за кампот се генерализирани, но проблемите во процесот и исходите се засноваат на реално искуство од воведување.

Деталите за операторот и кампот се анонимизирани. Описите на исходите го одразуваат општиот образец забележан за време на воведувањето, а не конкретна именувана референца.

Разговарајте со нас

Кампот

Семејно управуван камп во Централна Европа. Приближно 45 мешани единици, вклучително парцели, глампинг подови и мобилни домови. Двајца сезонски вработени со полно работно време, една улога на рецепција и сопственик што лично ги водел повеќето резервации надвор од сезоната. Кампот работел осум години, речиси целосно на табели и е-пошта.

Порано: како изгледаше системот

Прием на резервации

Резервациите доаѓаа по телефон, е-пошта и преку платформа за резервации. Секој канал се обработуваше одделно. Телефонските резервации се запишуваа на хартија и се внесуваа во заедничка табела истиот ден, освен ако сопственикот не беше премногу зафатен, па внесот се правеше следното утро.

Следење на достапност

Табелата беше точниот извор за достапноста. Персоналот на рецепција ја проверуваше на почетокот на секоја смена. Немаше заклучување на датотеката, па истовремените измени повремено пребришуваа внесови. Во 18-те месеци пред промената имало две двојни резервации.

Цени

Сезонските цени беа во посебно јазиче. Доплатите за дополнителни лица, туристичката такса и надоместоците за чистење беа наведени во референтен документ што персоналот требаше да го памети. Недоследности во тоа како се применувале надоместоците се појавувале во повратните информации од гости отприлика еднаш месечно.

Извештаи

Извештаите на крајот од сезоната беа рачна вежба што траеше два до три дена. Сопственикот извлекуваше податоци од табелата за резервации и градеше резиме во посебна датотека. Споредба од година во година бараше наоѓање и усогласување на табелите од две години.

Што ја поттикна промената

Втората двојна резервација во сезоната беше последниот поттик - група од шест луѓе со потврдена резервација пристигна и ја најде својата единица веќе зафатена. Решението го чинеше кампот по една бесплатна ноќ за двете страни и значителен дел од добрата волја. По тој инцидент, сопственикот почнал да разгледува наменски софтвер.

Имплементација

Увоз на единици

Прво беше исчистена листата на единици - отстранување дупликати, стандардизација на имиња и доделување категории по тип. Увозот траеше едно попладне. Сопственикот го опиша ова како највредниот дел од целата вежба бидејќи го натерало да ја преиспита структурата на единиците, нешто што не било направено со години.

Правила за цени

Сезонските цени, минималните престои и дополнителните надоместоци беа конфигурирани во Manage.Camp преку интерфејсот за правила за цени. Сопственикот го користеше CSV увозот за основните цени и рачно ги внесе сезонските корекции. Вкупното време за поставување беше приближно шест часа во текот на два дена.

Миграција на отворени резервации

Беа мигрирани само резервациите од тековната сезона - приближно 60 резервации. Историските податоци останаа во старата табела како архива. Миграцијата траеше половина работен ден.

Предавање на персоналот

На персоналот на рецепција им беа покажани временската линија на резервации и текот на резервацијата за време на 2-часовен преглед. Од нив беше побарано да креираат пет тест резервации и да откажат две пред датумот на пуштање во работа. Не беа потребни формални материјали за обука.

Потоа: што се промени

Нема пријавени двојни резервации по промената

Откривањето конфликти во моментот на резервација ја реши категоријата грешки што ги предизвика претходните инциденти. Персоналот повеќе не мораше да проверува табела пред да потврди единица.

Подоследни цени

Поплаките од гости поврзани со надоместоци повеќе не беа повторлива тема. Персоналот повеќе не мораше да ги памети правилата за надоместоци - системот ги пресметуваше при самата резервација.

Побрзи извештаи на крајот од сезоната

Рачната работа со табели што претходно траеше со денови беше заменета со вградени извештаи за пополнетост и приходи. Операторот го опиша ова како едно од најнепосредните подобрувања.

Помала вклученост на сопственикот во дневните резервации

Персоналот ракуваше со резервации, откажувања и промени од гости со многу помала потреба да го вклучува сопственикот за рутински прашања. Операторот забележал значајно намалување на секојдневните прекини во шпицот на сезоната.

Што беше потешко од очекуваното

Чистењето на именувањето на единиците траеше подолго од очекуваното. Години неформални правила за именување мораа да се разрешат пред увозот. Тоа беше вредна работа, но не беше задача од еден час.
На еден член од персоналот временската линија на резервации првично му изгледаше необично во споредба со табеларниот приказ што го користел со години. По две недели секојдневна употреба, тоа се реши само од себе.
Старата табела неформално продолжи да се користи околу две недели по пуштањето во работа пред сопственикот да наметне чист пресек. Јасна одлука "ова сега е единствениот точен извор" уште на првиот ден ќе беше побрза.

Слична ситуација?

Ако оваа приказна наликува на вашата тековна поставеност, краток разговор за бројот на единици, каналите за прием и структурата на сезоната е најбрзиот начин да процените дали промената има смисла за вашиот камп.

Разговарајте со нас Водич за миграција

Поврзани страници

Систем за резервации за камп Manage.Camp наспроти табели Водич за миграција од табели