Od tabela i imejlova do sistema rezervacija koji može da koristi ceo tim

Ovo je anonimizovani prikaz operatera kampa koji je prešao sa ručnog upravljanja rezervacijama na Manage.Camp. Detalji o kampu su uopšteni, ali problemi u toku rada i ishodi zasnivaju se na stvarnom iskustvu uvođenja.

Detalji o operateru i kampu su anonimizovani. Opisi ishoda odražavaju opšti obrazac viđen tokom uvođenja, a ne konkretnu imenovanu referencu.

Razgovarajte sa nama

Kamp

Porodični kamp u centralnoj Evropi. Oko 45 mešovitih jedinica uključujući parcele, glamping jedinice i mobilne kućice. Dvoje zaposlenih tokom cele sezone, jedna recepcijska uloga i vlasnik koji je van sezone lično vodio većinu rezervacija. Kamp je radio osam godina gotovo u potpunosti na tabelama i imejlu.

Pre: kako je sistem izgledao

Unos rezervacija

Rezervacije su dolazile telefonom, imejlom i preko platforme za rezervacije. Svaki kanal se obrađivao odvojeno. Telefonske rezervacije zapisivale su se na papir i unosile u zajedničku tabelu istog dana, osim kada je vlasnik bio zatrpan, pa se unos radio sledećeg jutra.

Praćenje dostupnosti

Tabela je bila izvor istine za dostupnost. Osoblje na recepciji proveravalo ju je na početku svake smene. Fajl nije bio zaključan, pa su paralelne izmene povremeno prepisivale unos. Dve duple rezervacije dogodile su se u 18 meseci pre prelaska.

Cene

Sezonske tarife bile su na posebnoj kartici. Doplate za dodatne osobe, boravišna taksa i naknade za čišćenje bile su u referentnom dokumentu koji se od osoblja očekivalo da zapamti. Nedoslednosti u primeni naknada pojavljivale su se u povratnim informacijama gostiju otprilike jednom mesečno.

Izveštavanje

Izveštavanje na kraju sezone bilo je ručni posao koji je trajao dva do tri dana. Vlasnik je izvlačio podatke iz tabele rezervacija i pravio rezime u zasebnom fajlu. Poređenje godina zahtevalo je pronalaženje i usklađivanje dve godišnje tabele.

Šta je pokrenulo prelazak

Druga dupla rezervacija te sezone bila je konačni okidač, grupa od šest osoba sa potvrđenom rezervacijom stigla je i zatekla svoju jedinicu već zauzetu. Rešenje je kamp koštalo jedne besplatne noći za obe strane i dosta dobre volje. Posle tog incidenta, vlasnik je počeo da razmatra namenski softver.

Implementacija

Uvoz jedinica

Lista jedinica je prvo očišćena, uklonjeni su duplikati, standardizovana imena i dodeljene kategorije tipova. Uvoz je trajao jedno popodne. Vlasnik je ovo opisao kao najvredniji deo procesa jer je primorao kamp da preispita strukturu jedinica koju godinama niko nije dirao.

Pravila cena

Sezonske tarife, minimalni boravci i dodatne naknade podešeni su u Manage.Camp-u kroz interfejs za pravila cena. Vlasnik je koristio CSV uvoz za osnovne tarife, a sezonske korekcije unosio ručno. Ukupno vreme podešavanja bilo je oko šest sati kroz dva dana.

Migracija otvorenih rezervacija

Migrirane su samo rezervacije tekuće sezone, oko 60 njih. Istorijski podaci ostali su u staroj tabeli kao arhiva. Migracija je trajala pola radnog dana.

Predaja osoblju

Osoblju na recepciji prikazani su vremenska linija rezervacija i tok rezervacije tokom dvočasovnog prolaska. Traženo je da naprave pet probnih rezervacija i otkažu dve pre datuma puštanja u rad. Formalni materijali za obuku nisu bili potrebni.

Posle: šta se promenilo

Nema prijavljenih duplih rezervacija nakon prelaska

Detekcija konflikta u trenutku rezervacije rešila je kategoriju greške koja je dovela do prethodnih incidenata. Osoblje više nije moralo da unakrsno proverava tabelu pre potvrde jedinice.

Doslednije cene

Pritužbe gostiju vezane za naknade više nisu bile ponavljajući problem. Osoblje više nije moralo da pamti pravila naknada, sistem ih je obračunavao pri rezervaciji.

Brže izveštavanje na kraju sezone

Ručna analiza tabela koja je ranije trajala danima zamenjena je ugrađenim izveštajima o popunjenosti i prihodima. Operater je ovo opisao kao jedno od najneposrednijih poboljšanja.

Manje uključivanja vlasnika u dnevne rezervacije

Osoblje je vodilo rezervacije, otkazivanja i promene gostiju uz manje potrebe da uključuje vlasnika u rutinska pitanja. Operater je primetio smislen pad svakodnevnih prekida tokom glavne sezone.

Šta je bilo teže nego što se očekivalo

Čišćenje imena jedinica trajalo je duže nego što se očekivalo. Godine neformalnog imenovanja morale su da se raščiste pre uvoza. To je bio vredan posao, ali nije bio zadatak od jednog sata.
Jednom članu osoblja vremenska linija rezervacija u početku je delovala strano u odnosu na prikaz u tabeli koji je koristio godinama. Posle dve nedelje svakodnevnog rada, to se rešilo samo od sebe.
Stara tabela ostala je u neformalnoj upotrebi još oko dve nedelje posle puštanja u rad pre nego što je vlasnik presekao i nametnuo čist prelaz. Jasna odluka prvog dana, ovo je sada jedini izvor istine, ubrzala bi sve.

Slična situacija?

Ako ovaj prikaz liči na vaš trenutni postav, kratak razgovor o broju jedinica, kanalima unosa i strukturi sezone najbrži je način da procenite da li prelazak ima smisla za vaš kamp.

Razgovarajte sa nama Vodič za migraciju

Povezane stranice

Sistem rezervacija za kamp Manage.Camp u odnosu na tabele Vodič za migraciju sa tabela