Από φύλλα εργασίας και email σε ένα σύστημα κρατήσεων που μπορεί να χρησιμοποιεί όλη η ομάδα

Λήψη κρατήσεων

Οι κρατήσεις έρχονταν μέσω τηλεφώνου, email και πλατφόρμας κρατήσεων. Κάθε κανάλι διαχειριζόταν ξεχωριστά. Οι τηλεφωνικές κρατήσεις γράφονταν σε χαρτί και περνούσαν σε κοινόχρηστο φύλλο την ίδια μέρα - εκτός αν ο ιδιοκτήτης ήταν απασχολημένος, οπότε η καταχώριση γινόταν το επόμενο πρωί.

Παρακολούθηση διαθεσιμότητας

Το φύλλο εργασίας ήταν η πηγή αλήθειας για τη διαθεσιμότητα. Το προσωπικό ρεσεψιόν το έλεγχε στην αρχή κάθε βάρδιας. Δεν υπήρχε κλείδωμα αρχείου, οπότε οι ταυτόχρονες επεξεργασίες προκαλούσαν περιστασιακά αντικατάσταση καταχωρίσεων. Δύο διπλοκρατήσεις συνέβησαν στους 18 μήνες πριν από την αλλαγή.

Τιμολόγηση

Οι εποχικές τιμές βρίσκονταν σε ξεχωριστή καρτέλα. Οι χρεώσεις επιπλέον ατόμων, ο τουριστικός φόρος και οι χρεώσεις καθαρισμού καταγράφονταν σε έγγραφο αναφοράς που το προσωπικό έπρεπε να θυμάται. Οι ασυνέπειες στον τρόπο εφαρμογής των χρεώσεων εμφανίζονταν στα σχόλια επισκεπτών περίπου μία φορά τον μήνα.

Αναφορές

Οι αναφορές τέλους σεζόν ήταν χειροκίνητη άσκηση που έπαιρνε δύο έως τρεις ημέρες. Ο ιδιοκτήτης εξήγαγε δεδομένα από το φύλλο κρατήσεων και έχτιζε σύνοψη σε ξεχωριστό αρχείο. Η σύγκριση χρονιά με χρονιά απαιτούσε εντοπισμό και συμφωνία δύο διαφορετικών φύλλων.

Η λίστα μονάδων καθαρίστηκε πρώτα - αφαιρέθηκαν διπλότυπα, τυποποιήθηκαν ονόματα και ανατέθηκαν κατηγορίες τύπων. Η εισαγωγή πήρε ένα απόγευμα. Ο ιδιοκτήτης το περιέγραψε ως το πιο πολύτιμο μέρος της άσκησης επειδή ανάγκασε σε ανασκόπηση της δομής μονάδων που δεν είχε γίνει επί χρόνια.

Οι εποχικές τιμές, οι ελάχιστες διαμονές και οι επιπλέον χρεώσεις ρυθμίστηκαν στο Manage.Camp μέσω της διεπαφής κανόνων τιμολόγησης. Ο ιδιοκτήτης χρησιμοποίησε εισαγωγή CSV για τις βασικές τιμές και πέρασε χειροκίνητα τις εποχικές παρακάμψεις. Ο συνολικός χρόνος ρύθμισης ήταν περίπου έξι ώρες σε δύο ημέρες.

Μεταφέρθηκαν μόνο οι κρατήσεις της τρέχουσας σεζόν - περίπου 60 κρατήσεις. Τα ιστορικά δεδομένα παρέμειναν στο παλιό φύλλο ως αρχείο. Η μεταφορά πήρε μισή εργάσιμη ημέρα.

Στο προσωπικό ρεσεψιόν παρουσιάστηκαν η χρονογραμμή κρατήσεων και η ροή δημιουργίας κράτησης σε μια δίωρη πρακτική παρουσίαση. Τους ζητήθηκε να δημιουργήσουν πέντε δοκιμαστικές κρατήσεις και να ακυρώσουν δύο πριν από την ημέρα έναρξης. Δεν χρειάστηκαν τυπικά εκπαιδευτικά υλικά.

Καμία αναφερόμενη διπλοκράτηση μετά την αλλαγή

Η ανίχνευση συγκρούσεων τη στιγμή της κράτησης αντιμετώπισε την κατηγορία λάθους που είχε προκαλέσει τα προηγούμενα περιστατικά. Το προσωπικό δεν χρειαζόταν πλέον να διασταυρώνει φύλλο εργασίας πριν επιβεβαιώσει μονάδα.

Πιο συνεπής τιμολόγηση

Οι σχετικές με χρεώσεις διαμαρτυρίες επισκεπτών έπαψαν να είναι επαναλαμβανόμενο πρόβλημα. Το προσωπικό δεν χρειαζόταν πια να θυμάται κανόνες χρεώσεων - το σύστημα τους υπολόγιζε τη στιγμή της κράτησης.

Ταχύτερες αναφορές τέλους σεζόν

Η χειροκίνητη άσκηση με τα φύλλα που προηγουμένως έπαιρνε ημέρες αντικαταστάθηκε από ενσωματωμένες αναφορές πληρότητας και εσόδων. Ο φορέας το περιέγραψε ως μία από τις πιο άμεσες βελτιώσεις.

Λιγότερη εμπλοκή του ιδιοκτήτη στις καθημερινές κρατήσεις

Το προσωπικό χειριζόταν κρατήσεις, ακυρώσεις και αλλαγές επισκεπτών με λιγότερη ανάγκη να εμπλέκει τον ιδιοκτήτη σε τυπικά ερωτήματα. Ο φορέας σημείωσε ουσιαστική μείωση των καθημερινών διακοπών στην υψηλή περίοδο.