Frá töflureiknum og tölvupóstum yfir í pöntunarkerfi sem allt teymið getur notað

Þetta er nafnlaus frásögn af rekstraraðila tjaldsvæðis sem fór úr handvirkri bókunarstýringu yfir í Manage.Camp. Upplýsingar um tjaldsvæðið hafa verið alhæfðar, en vandamálin í verkflæðinu og niðurstöðurnar byggja á raunverulegri reynslu við innleiðingu.

Upplýsingar um rekstraraðila og tjaldsvæði hafa verið nafnlausar. Lýsingar á niðurstöðum endurspegla almennt mynstur sem sást við innleiðingu, ekki ákveðna nafngreinda tilvísun.

Ræddu við okkur

Tjaldsvæðið

Fjölskyldurekið tjaldsvæði í Mið-Evrópu. Um það bil 45 blandaðar einingar, þar á meðal stæði, glamping-poddar og færanleg hús. Tveir starfsmenn yfir allt tímabilið, eitt hlutverk í móttöku og eigandi sem sinnti flestum bókunum persónulega utan háannar. Tjaldsvæðið hafði verið rekið í átta ár, nær alfarið á töflureiknum og með tölvupósti.

Áður: Hvernig kerfið leit út

Móttaka bókana

Pantanir bárust með síma, tölvupósti og bókunarvettvangi. Hver rás var afgreidd sér. Símabókanir voru skrifaðar á blað og færðar í sameiginlegan töflureikni samdægurs — nema þegar eigandinn var upptekinn, þá gerðist skráningin næsta morgun.

Rakning framboðs

Töflureiknirinn var sannleikagrunnur fyrir framboð. Starfsfólk í móttöku athugaði hann í upphafi hverrar vaktar. Engin læsing var á skránni, svo samhliða breytingar ollu stöku yfirskriftum. Tvær tvíbókanir áttu sér stað á 18 mánuðum áður en skipt var.

Verðlagning

Árstíðaverð var á sér flipa. Gjöld fyrir aukagesti, gistináttaskattur og þrifagjöld voru skráð í tilvísunarskjali sem starfsfólk átti að kunna utanbókar. Ósamræmi í beitingu gjalda kom fram í endurgjöf gesta um það bil einu sinni í mánuði.

Skýrslugerð

Lok tímabils skýrslugerð var handvirk æfing sem tók tvo til þrjá daga. Eigandinn dró gögn úr bókunartöflureikninum og setti saman yfirlit í sér skrá. Samanburður milli ára krafðist þess að finna og samræma töflureikna tveggja ára.

Hvað hrinti skiptunum af stað

Önnur tvíbókun vertíðarinnar var síðasti kveikjan — sex manna hópur sem átti staðfesta pöntun kom og fann eininguna sína þegar upptekna. Lausnin kostaði tjaldsvæðið eina ókeypis nótt fyrir báða aðila og verulegt tap á velvild. Eftir það atvik fór eigandinn að meta sérhæfðan hugbúnað.

Innleiðing

Innflutningur eininga

Listinn yfir einingar var hreinsaður fyrst — tvítekningar fjarlægðar, nöfn samræmd og gerðarflokkar úthlutaðir. Innflutningur tók einn eftirmiðdag. Eigandinn lýsti þessu sem verðmætasta hluta verkefnisins því það neyddi fram endurskoðun á uppbyggingu eininga sem hafði ekki verið gerð í mörg ár.

Verðreglur

Árstíðaverð, lágmarksdvöl og aukagjöld voru stillt í Manage.Camp með viðmóti fyrir verðreglur. Eigandinn notaði CSV-innflutning fyrir grunnverð og sló inn árstíðabundnar yfirskriftir handvirkt. Heildaruppsetning tók um það bil sex klukkustundir á tveimur dögum.

Flutningur opinna pantana

Aðeins bókanir fyrir yfirstandandi tímabil voru fluttar — um það bil 60 pantanir. Söguleg gögn voru skilin eftir í gamla töflureikninum sem skjalasafn. Flutningurinn tók hálfan vinnudag.

Afhending til starfsfólks

Starfsfólki í móttöku var sýnd pöntunartímalínan og bókunarflæðið í 2 tíma yfirferð. Það var beðið um að stofna fimm prufupantanir og afpanta tvær fyrir upphafsdag. Ekki þurfti formlegt þjálfunarefni.

Eftir: Hvað breyttist

Engar tvíbókanir skráðar eftir skiptin

Greining árekstra við bókun leysti þann flokk villna sem hafði valdið fyrri atvikunum. Starfsfólk þurfti ekki lengur að bera saman töflureikni áður en eining var staðfest.

Samkvæmari verðlagning

Kvartanir gesta vegna gjalda urðu ekki lengur endurtekið vandamál. Starfsfólk þurfti ekki lengur að muna gjaldareglur — kerfið reiknaði þær við bókun.

Hraðari skýrslugerð í lok tímabils

Handvirka æfingin með töflureikni sem áður tók daga var skipt út fyrir innbyggðar skýrslur um nýtingu og tekjur. Rekstraraðilinn lýsti þessu sem einni af skýrustu umbótunum strax.

Minni aðkoma eiganda að daglegum bókunum

Starfsfólk sinnti pöntunum, afpöntunum og breytingum gesta með minni þörf á að fá eigandann að borðinu fyrir venjulegar fyrirspurnir. Rekstraraðilinn tók eftir merkjanlegri fækkun daglegra truflana á háannatíma.

Hvað reyndist erfiðara en búist var við

Það tók lengri tíma að hreinsa nöfn eininga en gert var ráð fyrir. Leyst þurfti úr margra ára óformlegum nafngiftum áður en hægt var að flytja inn. Þetta var verðmæt vinna, en hún var ekki eins klukkustundar verkefni.
Einn starfsmaður fann pöntunartímalínuna fyrst ókunnuga miðað við töflureiknissýnina sem hann hafði notað í mörg ár. Eftir tveggja vikna daglega notkun leystist það af sjálfu sér.
Gamli töflureiknirinn var áfram notaður óformlega í um tvær vikur eftir gangsetningu áður en eigandinn framfylgdi hreinu klippi. Skýr ákvörðun á fyrsta degi um að "þetta er nú eini sannleikagrunnurinn" hefði verið hraðari.

Svipuð staða?

Ef þessi frásögn líkist núverandi uppsetningu þinni er stutt samtal um fjölda eininga, móttökurásir og uppbyggingu tímabils fljótlegasta leiðin til að meta hvort skiptin séu skynsamleg fyrir tjaldsvæðið þitt.

Ræddu við okkur Leiðbeiningar um flutning

Tengdar síður

Pöntunarkerfi fyrir tjaldsvæði Manage.Camp vs töflureiknar Leiðbeiningar um flutning úr töflureiknum