Des feuilles de calcul et e-mails à un système de réservation que toute l'équipe peut utiliser

Entrée des réservations

Les réservations arrivaient par téléphone, e-mail et plateforme de réservation. Chaque canal était traité séparément. Les réservations téléphoniques étaient notées sur papier puis saisies dans une feuille partagée le jour même, sauf si le propriétaire était occupé, auquel cas la saisie se faisait le lendemain matin.

Suivi de la disponibilité

La feuille de calcul était la source de vérité pour la disponibilité. Le personnel de réception la vérifiait au début de chaque service. Il n'y avait aucun verrouillage du fichier, si bien que les modifications simultanées écrasaient parfois des entrées. Deux doubles réservations ont eu lieu dans les 18 mois précédant le changement de système.

Tarification

Les tarifs saisonniers se trouvaient dans un onglet séparé. Les frais par personne supplémentaire, la taxe de séjour et les frais de nettoyage figuraient dans un document de référence que le personnel était censé mémoriser. Des incohérences dans l'application des frais revenaient dans les retours clients environ une fois par mois.

Reporting

Le reporting de fin de saison était un exercice manuel de deux à trois jours. Le propriétaire extrayait les données de la feuille de réservation et élaborait un résumé dans un autre fichier. Comparer deux années supposait de retrouver et rapprocher deux feuilles historiques.

La liste des unités a d'abord été nettoyée : suppression des doublons, standardisation des noms et attribution des catégories de type. L'import a pris un après-midi. Le propriétaire a décrit cette étape comme la plus utile, car elle l'a obligé à revoir une structure d'unités restée inchangée depuis des années.

Les tarifs saisonniers, séjours minimums et frais supplémentaires ont été configurés dans Manage.Camp via l'interface de règles tarifaires. Le propriétaire a utilisé l'import CSV pour les tarifs de base et saisi manuellement les remplacements saisonniers. Le temps total de mise en place a été d'environ six heures sur deux jours.

Seules les réservations de la saison en cours ont été migrées, soit environ 60 réservations. Les données historiques sont restées dans l'ancienne feuille comme archive. La migration a pris une demi-journée.

Le personnel de réception a découvert la chronologie des réservations et le flux de réservation lors d'une session de deux heures. Il lui a été demandé de créer cinq réservations test et d'en annuler deux avant la mise en production. Aucun support de formation formel n'a été nécessaire.

Aucune double réservation signalée après le changement

La détection de conflits au moment de la réservation a éliminé la catégorie d'erreur à l'origine des incidents précédents. Le personnel n'avait plus besoin de recouper une feuille avant de confirmer une unité.

Une tarification plus cohérente

Les plaintes clients liées aux frais n'étaient plus récurrentes. Le personnel n'avait plus besoin de mémoriser les règles de frais : le système les calculait au moment de la réservation.

Un reporting de fin de saison plus rapide

L'exercice manuel sur feuille qui prenait auparavant plusieurs jours a été remplacé par des rapports intégrés d'occupation et de revenus. L'opérateur l'a décrit comme l'une des améliorations les plus immédiates.

Moins d’implication du propriétaire dans les réservations quotidiennes

Le personnel a pu gérer réservations, annulations et changements clients avec moins de recours au propriétaire pour les questions courantes. L'opérateur a noté une réduction significative des interruptions quotidiennes pendant la haute saison.