De folhas de cálculo e emails para um sistema de reservas que toda a equipa consegue usar

Entrada de reservas

As reservas chegavam por telefone, email e uma plataforma de reservas. Cada canal era tratado separadamente. As reservas por telefone eram anotadas em papel e introduzidas numa folha de cálculo partilhada no mesmo dia — a menos que o proprietário estivesse ocupado, caso em que a introdução acontecia na manhã seguinte.

Acompanhamento da disponibilidade

A folha de cálculo era a fonte de verdade para disponibilidade. A equipa da receção verificava-a no início de cada turno. Não existia bloqueio do ficheiro, pelo que edições concorrentes causavam ocasionalmente entradas sobrepostas. Ocorreram duas reservas duplicadas nos 18 meses antes da mudança.

Preços

As tarifas sazonais estavam num separador à parte. Custos por pessoa extra, taxa turística e taxas de limpeza estavam listados num documento de referência que a equipa devia memorizar. Inconsistências na forma como as taxas eram aplicadas surgiam no feedback dos hóspedes cerca de uma vez por mês.

Relatórios

A elaboração de relatórios de fim de época era um exercício manual que levava dois a três dias. O proprietário extraía dados da folha de reservas e construía um resumo noutro ficheiro. A comparação ano a ano exigia encontrar e reconciliar folhas de dois anos.

A lista de unidades foi primeiro limpa — removendo duplicados, normalizando nomes e atribuindo categorias de tipo. A importação demorou uma tarde. O proprietário descreveu isto como a parte mais valiosa do exercício porque forçou uma revisão da estrutura de unidades que não era feita há anos.

Tarifas sazonais, estadias mínimas e taxas extra foram configuradas no Manage.Camp através da interface de regras de preços. O proprietário usou a importação CSV para tarifas base e introduziu manualmente as sobreposições sazonais. O tempo total de configuração foi de cerca de seis horas distribuídas por dois dias.

Foram migradas apenas reservas da época atual — cerca de 60 reservas. Os dados históricos permaneceram na folha de cálculo antiga como arquivo. A migração levou meio dia útil.

A equipa de receção recebeu uma demonstração da cronologia de reservas e do fluxo de reservas numa sessão de duas horas. Foi-lhes pedido que criassem cinco reservas de teste e cancelassem duas antes da data de entrada em produção. Não foram necessários materiais formais de formação.

Sem novas reservas duplicadas após a mudança

A deteção de conflitos no momento da reserva resolveu a categoria de erro que tinha causado os incidentes anteriores. A equipa deixou de precisar de cruzar uma folha de cálculo antes de confirmar uma unidade.

Preços mais consistentes

As reclamações dos hóspedes relacionadas com taxas deixaram de ser recorrentes. A equipa já não precisava de memorizar regras de taxas — o sistema calculava-as no momento da reserva.

Relatórios de fim de época mais rápidos

O exercício manual em folha de cálculo que antes demorava dias foi substituído por relatórios integrados de ocupação e receita. O operador descreveu isto como uma das melhorias mais imediatas.

Menor envolvimento do proprietário nas reservas diárias

A equipa passou a tratar reservas, cancelamentos e alterações de hóspedes com menos necessidade de envolver o proprietário em questões de rotina. O operador referiu uma redução significativa das interrupções diárias durante a época alta.