Од табела и имејлова до система резервација који може да користи цео тим

Ово је анонимизовани приказ оператера кампа који је прешао са ручног управљања резервацијама на Manage.Camp. Детаљи о кампу су уопштени, али проблеми у току рада и исходи заснивају се на стварном искуству увођења.

Детаљи о оператору и кампу су анонимизовани. Описи исхода одражавају општи образац виђен током увођења, а не конкретну именовану референцу.

Разговарајте са нама

Камп

Породични камп у централној Европи. Око 45 мешовитих јединица укључујући парцеле, глампинг јединице и мобилне кућице. Двоје запослених током целе сезоне, једна рецепцијска улога и власник који је ван сезоне лично водио већину резервација. Камп је радио осам година готово у потпуности на табелама и имејлу.

Пре: како је систем изгледао

Унос резервација

Резервације су долазиле телефоном, имејлом и преко платформе за резервације. Сваки канал се обрађивао одвојено. Телефонске резервације записивале су се на папир и уносиле у заједничку табелу истог дана, осим када је власник био затрпан, па се унос радио следећег јутра.

Праћење доступности

Табела је била извор истине за доступност. Особље на рецепцији проверавало ју је на почетку сваке смене. Фајл није био закључан, па су паралелне измене повремено преписивале унос. Две дупле резервације догодиле су се у 18 месеци пре преласка.

Цене

Сезонске тарифе биле су на посебној картици. Доплате за додатне особе, боравишна такса и накнаде за чишћење биле су у референтном документу који се од особља очекивало да запамти. Недоследности у примени накнада појављивале су се у повратним информацијама гостију отприлике једном месечно.

Извештавање

Извештавање на крају сезоне било је ручни посао који је трајао два до три дана. Власник је извлачио податке из табеле резервација и правио резиме у засебном фајлу. Поређење година захтевало је проналажење и усклађивање две годишње табеле.

Шта је покренуло прелазак

Друга дупла резервација те сезоне била је коначни окидач, група од шест особа са потврђеном резервацијом стигла је и затекла своју јединицу већ заузету. Решење је камп коштало једне бесплатне ноћи за обе стране и доста добре воље. После тог инцидента, власник је почео да разматра наменски софтвер.

Имплементација

Увоз јединица

Листа јединица је прво очишћена, уклоњени су дупликати, стандардизована имена и додељене категорије типова. Увоз је трајао једно поподне. Власник је ово описао као највреднији део процеса јер је приморао камп да преиспита структуру јединица коју годинама нико није дирао.

Правила цена

Сезонске тарифе, минимални боравци и додатне накнаде подешени су у Manage.Camp-у кроз интерфејс за правила цена. Власник је користио CSV увоз за основне тарифе, а сезонске корекције уносио ручно. Укупно време подешавања било је око шест сати кроз два дана.

Миграција отворених резервација

Мигриране су само резервације текуће сезоне, око 60 њих. Историјски подаци остали су у старој табели као архива. Миграција је трајала пола радног дана.

Предаја особљу

Особљу на рецепцији приказани су временска линија резервација и ток резервације током двочасовног проласка. Тражено је да направе пет пробних резервација и откажу две пре датума пуштања у рад. Формални материјали за обуку нису били потребни.

После: шта се променило

Нема пријављених дуплих резервација након преласка

Детекција конфликта у тренутку резервације решила је категорију грешке која је довела до претходних инцидената. Особље више није морало да унакрсно проверава табелу пре потврде јединице.

Доследније цене

Притужбе гостију везане за накнаде више нису биле понављајући проблем. Особље више није морало да памти правила накнада, систем их је обрачунавао при резервацији.

Брже извештавање на крају сезоне

Ручна анализа табела која је раније трајала данима замењена је уграђеним извештајима о попуњености и приходима. Оператор је ово описао као једно од најнепосреднијих побољшања.

Мање укључивања власника у дневне резервације

Особље је водило резервације, отказивања и промене гостију уз мање потребе да укључује власника у рутинска питања. Оператор је приметио смислен пад свакодневних прекида током главне сезоне.

Шта је било теже него што се очекивало

Чишћење имена јединица трајало је дуже него што се очекивало. Године неформалног именовања морале су да се рашчисте пре увоза. То је био вредан посао, али није био задатак од једног сата.
Једном члану особља временска линија резервација у почетку је деловала страно у односу на приказ у табели који је користио годинама. После две недеље свакодневног рада, то се решило само од себе.
Стара табела остала је у неформалној употреби још око две недеље после пуштања у рад пре него што је власник пресекао и наметнуо чист прелаз. Јасна одлука првог дана, ово је сада једини извор истине, убрзала би све.

Слична ситуација?

Ако овај приказ личи на ваш тренутни поств, кратак разговор о броју јединица, каналима уноса и структури сезоне најбржи је начин да процените да ли прелазак има смисла за ваш камп.

Разговарајте са нама Водич за миграцију

Повезане странице

Систем резервација за камп Manage.Camp у односу на табеле Водич за миграцију са табела