Nga tabelat dhe email-et te një sistem rezervimesh që mund ta përdorë i gjithë ekipi

Kjo është një rrëfim i anonimizuar i një operatori kampi që kaloi nga menaxhimi manual i rezervimeve në Manage.Camp. Hollësitë e kampit janë përgjithësuar, por problemet e rrjedhës së punës dhe rezultatet bazohen në përvojë reale aktivizimi fillestar.

Hollësitë e operatorit dhe kampit janë anonimizuar. Përshkrimet e rezultateve pasqyrojnë modelin e përgjithshëm të vërejtur gjatë aktivizimit fillestar, jo një referencë të emërtuar specifike.

Bisedoni me ne

Kampi

Një kamp familjar në Evropën Qendrore. Rreth 45 njësi të përziera, përfshirë parcela, pod-e glamping dhe shtëpi mobile. Dy anëtarë stafi gjatë gjithë sezonit, një rol recepsioni dhe një pronar që merrej personalisht me shumicën e rezervimeve jashtë sezonit. Kampi kishte operuar për tetë vjet pothuajse tërësisht me tabela dhe email.

Para: si dukej sistemi

Pranimi i rezervimeve

Rezervimet vinin me telefon, email dhe nga një platformë rezervimesh. Çdo kanal trajtohej veçmas. Rezervimet telefonike shkruheshin në letër dhe futeshin në një tabelë të përbashkët po atë ditë - përveç kur pronari ishte i zënë, në të cilin rast futja bëhej mëngjesin tjetër.

Ndjekja e disponueshmërisë

Tabela ishte burimi i së vërtetës për disponueshmërinë. Stafi i recepsionit e kontrollonte në fillim të çdo turni. Nuk kishte bllokim në skedar, kështu që editimet e njëkohshme shkaktonin herë pas here hyrje të mbishkruara. Dy rezervime të dyfishta ndodhën gjatë 18 muajve para kalimit.

Çmimet

Tarifat sezonale ishin në një skedë të veçantë. Tarifat për persona shtesë, taksa turistike dhe pastrimi ishin në një dokument reference që stafi duhej ta mbante mend. Paaftësia për t’i aplikuar njësoj tarifat dilte në komentet e mysafirëve afërsisht një herë në muaj.

Raportimi

Raportimi në fund të sezonit ishte punë manuale që zgjaste dy deri në tre ditë. Pronari nxirrte të dhëna nga tabela e rezervimeve dhe ndërtonte një përmbledhje në një skedar tjetër. Krahasimi vit pas viti kërkonte gjetjen dhe rakordimin e tabelave të dy viteve.

Çfarë e nxiti kalimin

Rezervimi i dytë i dyfishtë i sezonit ishte shtysa e fundit - një grup prej gjashtë personash që kishte rezervim të konfirmuar mbërriti dhe e gjeti njësinë tashmë të zënë. Zgjidhja i kushtoi kampit një natë falas për të dyja palët dhe shumë mirëkuptim. Pas atij incidenti, pronari nisi të vlerësonte softuer të dedikuar.

Implementimi

Importi i njësive

Lista e njësive u pastrua e para - duke hequr dublikatat, standardizuar emrat dhe caktuar kategoritë e llojeve. Importi zgjati një pasdite. Pronari e përshkroi këtë si pjesën më të vlefshme të ushtrimit sepse e detyroi të rishikonte strukturën e njësive që nuk ishte shqyrtuar prej vitesh.

Rregullat e çmimeve

Tarifat sezonale, qëndrimet minimale dhe tarifat shtesë u konfiguruan në Manage.Camp duke përdorur ndërfaqen e rregullave të çmimeve. Pronari përdori importin CSV për tarifat bazë dhe futi mbishkrimet sezonale manualisht. Koha totale e konfigurimit ishte afërsisht gjashtë orë të shpërndara në dy ditë.

Migrimi i rezervimeve të hapura

U migruan vetëm rezervimet e sezonit aktual - rreth 60 rezervime. Të dhënat historike u mbajtën në tabelën e vjetër si arkivë. Migrimi zgjati gjysmë dite pune.

Dorëzimi te stafi

Stafit të recepsionit iu tregua afati kohor i rezervimeve dhe rrjedha e rezervimit gjatë një prezantimi praktik 2-orësh. Atyre iu kërkua të krijonin pesë rezervime testuese dhe të anulonin dy para datës së daljes aktive. Nuk u nevojitën materiale formale trajnimi.

Pas: çfarë ndryshoi

Nuk u raportuan më rezervime të dyfishta pas kalimit

Zbulimi i konflikteve në momentin e rezervimit e adresoi kategorinë e gabimeve që kishte shkaktuar incidentet e mëparshme. Stafi nuk kishte më nevojë të kryqëzonte tabelën para se të konfirmonte një njësi.

Çmime më të qëndrueshme

Ankesat e mysafirëve lidhur me tarifat nuk ishin më një problem i përsëritur. Stafi nuk kishte më nevojë t’i mbante mend rregullat e tarifave - sistemi i llogariste ato në momentin e rezervimit.

Raportim më i shpejtë në fund të sezonit

Ushtrimi manual me tabela që më parë zgjaste ditë u zëvendësua me raporte të integruara për zënien dhe të ardhurat. Operatori e përshkroi këtë si një nga përmirësimet më të menjëhershme.

Më pak përfshirje e pronarit në rezervimet e përditshme

Stafi i trajtonte rezervimet, anulimet dhe ndryshimet e mysafirëve me më pak nevojë për të përfshirë pronarin në pyetjet rutinë. Operatori vuri re një ulje të ndjeshme të ndërprerjeve të përditshme gjatë sezonit kulmor.

Çfarë ishte më e vështirë nga sa pritej

Pastrimi i emrave të njësive zgjati më shumë sesa pritej. Vitet me konventa joformale emërtimi duhej të zgjidheshin para importit. Ishte punë e vlefshme, por jo punë njëorëshe.
Një anëtar stafi fillimisht e gjeti të pazakontë afatin kohor të rezervimeve krahasuar me pamjen e tabelës që kishte përdorur prej vitesh. Pas dy javësh përdorim ditor, kjo u zgjidh vetë.
Tabela e vjetër qëndroi në përdorim joformal për rreth dy javë pas daljes aktive para se pronari të impononte një prerje të pastër. Një vendim i qartë “ky është i vetmi burim i së vërtetës tani” që nga dita e parë do të kishte qenë më i shpejtë.

Një situatë e ngjashme?

Nëse kjo histori i ngjan konfigurimit tuaj aktual, një bisedë e shkurtër për numrin e njësive, kanalet e pranimit dhe strukturën sezonale është mënyra më e shpejtë për të vlerësuar nëse kalimi ka kuptim për kampin tuaj.

Bisedoni me ne Udhëzuesi i migrimit

Faqe të lidhura

Sistem rezervimesh për kampe Manage.Camp kundrejt tabelave Udhëzues për migrimin nga tabelat