De la foi de calcul și e-mailuri la un sistem de rezervări pe care îl poate folosi întreaga echipă

Preluarea rezervărilor

Rezervările veneau prin telefon, e-mail și o platformă de rezervări. Fiecare canal era gestionat separat. Rezervările telefonice erau scrise pe hârtie și introduse în aceeași zi într-o foaie de calcul comună, cu excepția cazurilor în care proprietarul era ocupat, iar introducerea avea loc a doua zi dimineața.

Urmărirea disponibilității

Foaia de calcul era sursa de adevăr pentru disponibilitate. Personalul de la recepție o verifica la începutul fiecărei ture. Fișierul nu era blocat, astfel încât editările simultane provocau uneori suprascrieri. Două duble rezervări au avut loc în cele 18 luni de dinaintea schimbării.

Tarifare

Tarifele sezoniere erau într-o filă separată. Taxele pentru persoane suplimentare, taxa de stațiune și costurile de curățenie erau listate într-un document de referință pe care personalul trebuia să-l memoreze. Inconsistențele în aplicarea taxelor apăreau în feedbackul oaspeților cam o dată pe lună.

Raportare

Raportarea de final de sezon era un exercițiu manual care dura două-trei zile. Proprietarul extrăgea date din foaia de rezervări și construia un rezumat într-un fișier separat. Comparația de la an la an cerea găsirea și reconcilierea foilor de calcul din doi ani diferiți.

Lista unităților a fost curățată mai întâi - s-au eliminat duplicatele, s-au standardizat numele și s-au atribuit categorii de tip. Importul a durat o după-amiază. Proprietarul a descris această etapă ca fiind cea mai valoroasă, pentru că a forțat o revizuire a structurii unităților, lucru care nu mai fusese făcut de ani de zile.

Tarifele sezoniere, șederile minime și taxele suplimentare au fost configurate în Manage.Camp folosind interfața de reguli de tarifare. Proprietarul a folosit importul CSV pentru tarifele de bază și a introdus manual suprascrierile sezoniere. Timpul total de configurare a fost de aproximativ șase ore pe parcursul a două zile.

Au fost migrate doar rezervările din sezonul curent, aproximativ 60. Datele istorice au fost păstrate în vechea foaie de calcul ca arhivă. Migrarea a durat o jumătate de zi de lucru.

Personalului de la recepție i s-au prezentat cronologia rezervărilor și fluxul de lucru al rezervărilor într-o sesiune de două ore. Li s-a cerut să creeze cinci rezervări de test și să anuleze două înainte de lansare. Nu au fost necesare materiale formale de instruire.

Nu s-au mai raportat duble rezervări după schimbare

Detectarea conflictelor în momentul rezervării a eliminat categoria de erori care provocase incidentele anterioare. Personalul nu a mai trebuit să verifice o foaie de calcul înainte să confirme o unitate.

Tarifare mai consecventă

Plângerile oaspeților legate de taxe nu au mai fost o problemă recurentă. Personalul nu a mai trebuit să își amintească regulile; sistemul le calcula în momentul rezervării.

Raportare mai rapidă la final de sezon

Exercițiul manual cu foi de calcul, care înainte dura zile, a fost înlocuit de rapoarte integrate despre ocupare și venituri. Operatorul a descris asta ca una dintre cele mai imediate îmbunătățiri.

Mai puțină implicare a proprietarului în rezervările zilnice

Personalul a gestionat rezervările, anulările și modificările oaspeților cu mai puțină nevoie de a-l implica pe proprietar pentru întrebările de rutină. Operatorul a remarcat o reducere semnificativă a întreruperilor zilnice în sezonul de vârf.