Nuo lentelių ir el. pašto prie rezervacijų sistemos, kuria gali naudotis visa komanda

Tai anonimizuotas kempingo operatoriaus pasakojimas apie perėjimą nuo rankinio rezervacijų valdymo prie Manage.Camp. Kempingo detalės apibendrintos, tačiau darbo eigos problemos ir rezultatai paremti tikra įdiegimo patirtimi.

Operatoriaus ir kempingo detalės anonimizuotos. Rezultatų aprašymai atspindi bendrą modelį, stebėtą įdiegimo metu, o ne konkrečią vardinę nuorodą.

Pasikalbėkime

Kempingas

Šeimos valdomas kempingas Vidurio Europoje. Maždaug 45 mišrūs vienetai, įskaitant vietas, glampingo modulius ir mobilius namelius. Du visam sezonui dirbantys darbuotojai, viena registratūros rolė ir savininkas, kuris ne sezono metu daugumą rezervacijų tvarkydavo pats. Kempingas aštuonerius metus beveik visiškai dirbo su lentelėmis ir el. paštu.

Prieš: kaip atrodė sistema

Rezervacijų priėmimas

Rezervacijos ateidavo telefonu, el. paštu ir per rezervavimo platformą. Kiekvienas kanalas buvo tvarkomas atskirai. Telefonu priimtos rezervacijos būdavo užrašomos ant popieriaus ir tą pačią dieną suvedamos į bendrą lentelę - nebent savininkas būdavo užimtas, tuomet įvedimas nusikeldavo į kitą rytą.

Prieinamumo sekimas

Lentelė buvo tiesos šaltinis prieinamumui. Registratūros darbuotojai ją tikrindavo kiekvienos pamainos pradžioje. Failas nebuvo užrakinamas, todėl vienalaikiai pakeitimai kartais perrašydavo įrašus. Per 18 mėnesių iki perėjimo įvyko dvi dubliuotos rezervacijos.

Kainodara

Sezoniniai tarifai buvo atskirame skirtuke. Papildomų asmenų mokesčiai, turisto mokestis ir valymo mokestis buvo laikomi atskirame nuorodiniame dokumente, kurį darbuotojai turėjo atsiminti. Nenuoseklus mokesčių taikymas maždaug kartą per mėnesį pasirodydavo svečių atsiliepimuose.

Ataskaitos

Sezono pabaigos ataskaitos buvo rankinis darbas, užtrunkantis dvi ar tris dienas. Savininkas ištraukdavo duomenis iš rezervacijų lentelės ir kurdavo santrauką atskirame faile. Lyginant metus su metais reikėdavo rasti ir sulyginti dvejų metų lenteles.

Kas paskatino pokytį

Antra dubliuota sezono rezervacija tapo paskutiniu postūmiu - šešių asmenų grupė, turėjusi patvirtintą rezervaciją, atvyko ir rado jau užimtą vienetą. Sprendimas kempingui kainavo po vieną nemokamą naktį abiem pusėms ir nemažai geros valios. Po šio įvykio savininkas pradėjo vertinti specializuotą programinę įrangą.

Įgyvendinimas

Vienetų importas

Pirmiausia buvo išvalytas vienetų sąrašas - pašalinti dubliatai, suvienodinti pavadinimai ir priskirtos tipų kategorijos. Importas užtruko vieną popietę. Savininkas tai apibūdino kaip vertingiausią dalį, nes priverstinai peržiūrėjo vienetų struktūrą, kuri nebuvo peržiūrėta daugelį metų.

Kainodaros taisyklės

Sezoniniai tarifai, minimalios viešnagės ir papildomi mokesčiai buvo sukonfigūruoti Manage.Camp naudojant kainodaros taisyklių sąsają. Savininkas baziniams tarifams panaudojo CSV importą, o sezonines korekcijas įvedė ranka. Bendra konfigūravimo trukmė - apie šešias valandas per dvi dienas.

Atvirų rezervacijų migracija

Buvo perkeltos tik dabartinio sezono rezervacijos - apie 60 užsakymų. Istoriniai duomenys liko senoje lentelėje kaip archyvas. Migracija užtruko pusę darbo dienos.

Darbuotojų apmokymas

Registratūros darbuotojams per 2 valandų apžvalgą buvo parodyta rezervacijų laiko juosta ir rezervavimo eiga. Iki paleidimo jiems buvo pavesta sukurti penkias bandomąsias rezervacijas ir atšaukti dvi. Formalių mokymų medžiagų neprireikė.

Po: kas pasikeitė

Po perėjimo nebefiksuota dubliuotų rezervacijų

Konfliktų aptikimas rezervavimo metu pašalino klaidų kategoriją, kuri anksčiau sukeldavo incidentus. Darbuotojams nebereikėjo kryžmiškai tikrinti lentelės prieš patvirtinant vienetą.

Nuoseklesnė kainodara

Su mokesčiais susiję svečių skundai nustojo būti pasikartojanti problema. Darbuotojams nebereikėjo prisiminti mokesčių taisyklių - sistema juos apskaičiuodavo rezervavimo metu.

Greitesnės sezono pabaigos ataskaitos

Rankinis darbas lentelėje, anksčiau užtrukdavęs dienas, buvo pakeistas integruotomis užimtumo ir pajamų ataskaitomis. Operatorius tai įvardijo kaip vieną iš greičiausiai juntamų pagerinimų.

Mažiau savininko įsitraukimo į kasdienes rezervacijas

Darbuotojai patys tvarkė rezervacijas, atšaukimus ir svečių pakeitimus, rečiau įtraukdami savininką į rutininius klausimus. Operatorius pastebėjo reikšmingai mažiau kasdienių trikdžių piko sezono metu.

Kas buvo sunkiau, nei tikėtasi

Vienetų pavadinimų sutvarkymas užtruko ilgiau, nei tikėtasi. Metų metus naudoti neformalūs pavadinimai turėjo būti suvienodinti prieš importą. Tai buvo vertingas darbas, bet tikrai ne vienos valandos užduotis.
Vienam darbuotojui rezervacijų laiko juosta iš pradžių atrodė neįprasta, palyginti su lentelės vaizdu, kuriuo jis naudojosi metų metus. Po dviejų savaičių kasdienio darbo ši problema savaime išsisprendė.
Sena lentelė neformaliai buvo naudojama dar maždaug dvi savaites po paleidimo, kol savininkas aiškiai neįtvirtino švaraus perėjimo. Sprendimas jau pirmą dieną, kad naujoji sistema yra vienintelis tiesos šaltinis, būtų buvęs greitesnis.

Panaši situacija?

Jei ši istorija primena jūsų dabartinę situaciją, trumpas pokalbis apie vienetų skaičių, priėmimo kanalus ir sezono struktūrą yra greičiausias būdas įvertinti, ar toks perėjimas turi prasmę jūsų kempingui.

Pasikalbėkime Migracijos gidas

Susiję puslapiai

Kempingo rezervacijų sistema Manage.Camp ir lentelės Migracijos iš lentelių gidas