Arvutustabelitest ja e-kirjadest broneerimissüsteemini, mida saab kasutada kogu meeskond

See on anonümiseeritud ülevaade ühe kämpinguoperaatori üleminekust käsitsi juhitud broneeringute haldamiselt Manage.Campile. Kämpingu üksikasjad on üldistatud, kuid töövooprobleemid ja tulemused põhinevad päris kasutuselevõtu kogemusel.

Operaatori ja kämpingu üksikasjad on anonümiseeritud. Tulemuste kirjeldused kajastavad kasutuselevõtul nähtud üldist mustrit, mitte konkreetset nimega viidet.

Räägi meiega

Kämping

Pereettevõttena tegutsev kämping Kesk-Euroopas. Ligikaudu 45 segatüüpi üksust, sealhulgas platsid, glampingu podid ja mobiilmajad. Kaks täishooajalist töötajat, üks vastuvõturoll ja omanik, kes tegeles hooajavälisel ajal enamiku broneeringutega isiklikult. Kämping oli tegutsenud kaheksa aastat peaaegu täielikult arvutustabelite ja e-posti peal.

Enne: milline süsteem välja nägi

Broneeringute vastuvõtt

Broneeringud tulid telefoni, e-posti ja broneerimisplatvormi kaudu. Iga kanalit käsitleti eraldi. Telefonibroneeringud kirjutati paberile ja sisestati samal päeval jagatud arvutustabelisse - kui omanik just parajasti hõivatud ei olnud, millisel juhul tehti sisestus alles järgmisel hommikul.

Saadavuse jälgimine

Arvutustabel oli saadavuse tõeallikas. Vastuvõtu töötajad kontrollisid seda iga vahetuse alguses. Failil ei olnud lukustust, mistõttu samaaegsed muudatused kirjutasid vahel kirjeid üle. 18 kuu jooksul enne süsteemivahetust juhtus kaks topeltbroneeringut.

Hinnastamine

Hooajalised hinnad olid eraldi lehel. Lisainimese tasud, turismimaks ja koristustasud olid kirjas viitedokumendis, mida töötajad pidid peast teadma. Ebajärjekindlus tasude rakendamises tuli külalistagasisides esile umbes kord kuus.

Aruandlus

Hooaja lõpu aruandlus oli käsitöö, mis võttis kaks kuni kolm päeva. Omanik tõmbas andmed broneeringute arvutustabelist välja ja koostas kokkuvõtte eraldi failis. Aastate võrdlus eeldas kahe eri aasta tabelite ülesotsimist ja ühitamist.

Mis vahetuse käivitas

Hooaja teine topeltbroneering oli viimane tõuge - kuueliikmeline grupp, kellel oli kinnitatud broneering, saabus kohale ja leidis eest juba hõivatud üksuse. Lahendus maksis kämpingule tasuta öö mõlemale poolele ja märkimisväärselt head tahet. Pärast seda juhtumit hakkas omanik spetsiaalset tarkvara hindama.

Juurutus

Üksuste import

Kõigepealt puhastati üksuste nimekiri - eemaldati duplikaadid, ühtlustati nimed ja määrati tüübikategooriad. Import võttis ühe pärastlõuna. Omanik kirjeldas seda harjutuse kõige väärtuslikuma osana, sest see sundis üle vaatama üksuste struktuuri, mida polnud aastaid tehtud.

Hinnareeglid

Hooajalised hinnad, minimaalsed viibimised ja lisatasud seadistati Manage.Camp hinnareeglite liideses. Omanik kasutas baashindade jaoks CSV importi ja sisestas hooajalised ülekirjutused käsitsi. Kokku kulus seadistusele umbes kuus tundi kahe päeva peale.

Avatud broneeringute migratsioon

Üle toodi ainult käesoleva hooaja broneeringud - umbes 60 broneeringut. Ajaloolised andmed jäid vanasse arvutustabelisse arhiivina. Migratsioon võttis pool tööpäeva.

Töötajate üleandmine

Vastuvõtutöötajatele näidati kahe tunni pikkuse läbikäigu jooksul broneeringu ajajoont ja töövoogu. Neil paluti enne kasutuselevõtu kuupäeva luua viis testbroneeringut ja tühistada kaks. Ametlikke koolitusmaterjale ei olnud vaja.

Pärast: mis muutus

Pärast vahetust ei raporteeritud topeltbroneeringuid

Konfliktituvastus broneerimise hetkel lahendas vea kategooria, mis oli varem intsidente põhjustanud. Töötajad ei pidanud enam enne üksuse kinnitamist arvutustabelit üle kontrollima.

Järjepidevam hinnastamine

Tasudega seotud külaliskaebused ei olnud enam korduv probleem. Töötajad ei pidanud enam tasureegleid meeles pidama - süsteem arvutas need broneerimise hetkel.

Kiirem hooaja lõpu aruandlus

Käsitsi tehtud arvutustabeli harjutus, mis varem võttis päevi, asendus sisseehitatud täituvuse ja tulu aruannetega. Operaator kirjeldas seda ühe kõige kiiremini tuntava parendusena.

Igapäevastes broneeringutes oli omanikku vähem vaja

Töötajad said broneeringute, tühistamiste ja külalisemuudatustega hakkama väiksema vajadusega omaniku sekkumiseks. Operaator märkis tipphooajal igapäevaste katkestuste sisukat vähenemist.

Mis osutus oodatust raskemaks

Üksuste nimetuste korrastamine võttis oodatust kauem. Aastate jooksul tekkinud mitteametlikud nimetused tuli enne importi ühtlustada. See oli väärtuslik töö, kuid mitte ühe tunni ülesanne.
Üks töötaja leidis alguses, et broneeringu ajajoon on harjumatu võrreldes tabelivaatega, mida ta aastaid kasutas. Kahe nädala igapäevase kasutuse järel lahenes see iseenesest.
Vana arvutustabel jäi umbes kaheks nädalaks pärast kasutuselevõttu mitteametlikult kasutusse, enne kui omanik sundis läbi selge ülemineku. Selge otsus "see on nüüd ainus tõeallikas" oleks esimesel päeval olnud kiirem.

Sarnane olukord?

Kui see lugu meenutab teie praegust seadistust, on lühike vestlus üksuste arvu, vastuvõtukanalite ja hooajastruktuuri kohta kiireim viis hinnata, kas üleminek on teie kämpingu jaoks mõistlik.

Räägi meiega Migratsioonijuhend

Seotud lehed

Kämpingu broneerimissüsteem Manage.Camp vs arvutustabelid Arvutustabeli migratsiooni juhend