De hojas de cálculo y emails a un sistema de reservas que todo el equipo puede usar

Entrada de reservas

Las reservas llegaban por teléfono, email y una plataforma de reservas. Cada canal se gestionaba por separado. Las reservas telefónicas se anotaban en papel y se introducían en una hoja compartida el mismo día, salvo que el propietario estuviera ocupado, en cuyo caso se introducían a la mañana siguiente.

Seguimiento de disponibilidad

La hoja de cálculo era la fuente de verdad para disponibilidad. El personal de recepción la revisaba al inicio de cada turno. No había bloqueo del archivo, por lo que las ediciones concurrentes causaban sobrescrituras ocasionales. Hubo dos dobles reservas en los 18 meses antes del cambio.

Precios

Las tarifas estacionales estaban en una pestaña separada. Los cargos por persona extra, tasa turística y limpieza estaban en un documento de referencia que el personal debía memorizar. Las inconsistencias en cómo se aplicaban los cargos aparecían en las opiniones de huéspedes aproximadamente una vez al mes.

Informes

El reporte de fin de temporada era un trabajo manual que tomaba dos o tres días. El propietario extraía datos de la hoja de reservas y construía un resumen en un archivo aparte. La comparación interanual requería encontrar y reconciliar hojas de dos años.

La lista de unidades se limpió primero: se eliminaron duplicados, se estandarizaron nombres y se asignaron categorías de tipo. La importación llevó una tarde. El propietario describió esto como la parte más valiosa del ejercicio porque obligó a revisar la estructura de unidades que no se había revisado en años.

Las tarifas estacionales, estancias mínimas y extras se configuraron en Manage.Camp mediante la interfaz de reglas de precios. El propietario usó la importación CSV para las tarifas base e introdujo anulaciones estacionales manualmente. El tiempo total de configuración fue de aproximadamente seis horas en dos días.

Solo se migraron las reservas de la temporada actual: aproximadamente 60 reservas. Los datos históricos se conservaron en la hoja anterior como archivo. La migración tomó medio día laboral.

Al personal de recepción se le mostró la cronología de reservas y el flujo de reservas durante una sesión de 2 horas. Se les pidió crear cinco reservas de prueba y cancelar dos antes de la fecha de lanzamiento. No se necesitaron materiales formales de formación.

No se reportaron dobles reservas tras el cambio

La detección de conflictos en el momento de la reserva eliminó el tipo de error que había causado incidentes previos. El personal ya no necesitó cruzar la hoja antes de confirmar una unidad.

Precios más consistentes

Las quejas por cargos ya no fueron recurrentes. El personal ya no necesitó memorizar reglas: el sistema calculó los cargos en el momento de la reserva.

Informes de fin de temporada más rápidos

El ejercicio manual de hoja de cálculo que antes tomaba días se sustituyó por informes integrados de ocupación e ingresos. El operador describió esto como una de las mejoras más inmediatas.

Menos intervención del propietario en reservas diarias

El personal gestionó reservas, cancelaciones y cambios de huéspedes con menos necesidad de involucrar al propietario en consultas rutinarias. El operador señaló una reducción significativa de interrupciones diarias en temporada alta.